Zu Beginn des Projektes hatte noch niemand des Gewerks „Sponsoring“ Erfahrung in der Sponsorensuche und im Umgang mit Sponsoren. Allen Mitgliedern des Teams war klar, dass in kurzer Zeit sehr viel dazu gelernt und aktiv umgesetzt werden musste.
Eine der ersten Aufgaben war die Überarbeitung des Sponsoringpakets innerhalb der Gruppe. Es musste ein neues Exposé erstellt werden, das einen Ausblick auf die diesjährige Event Media-Produktion „Exlibris“ geben sollte. Um das Exposé bestmöglich zu verfassen, wurde eine kreative Schreibtechnik angewandt, um den besten Output zu generieren. Dabei wurde ein Timer auf eine begrenzte Zeit, in unserem Fall eine Minute, gestellt. Es sollte alles aufgeschrieben werden, was einem zum Thema „Exlibris“ einfällt, ohne den Stift wegzulegen. Nach mehreren Durchgängen wurden die Texte immer vielfältiger und das Vokabular immer abwechslungsreicher.
Die bereits vorhandenen Sponsorenlisten vergangener Studioproduktionen von Event Media wurden genau studiert. Sie wurden im Team diskutiert und unter den Mitgliedern des Sponsoringteams aufgeteilt. Jedes Mitglied musste sich mit den ihm zugeteilten Sponsoren auseinandersetzen und zeitnah Kontakt aufnehmen. Der Kontakt zu den jeweiligen Unternehmen wurde im ersten Schritt telefonisch hergestellt. Die Sponsoren wurden proaktiv telefonisch kontaktiert. Um die Telefonate zu erleichtern, wurde ein allgemeiner Telefonleitfaden erstellt, da gerade zu Beginn noch viele Unsicherheiten bestanden. Des Weiteren sollten im Telefonat keine Informationen zur bevorstehenden Produktion vergessen werden.
Rückblickend kann festgestellt werden, dass der Telefonleitfaden als grobe Orientierung dienen kann. Es muss jedoch berücksichtigt werden, dass jedes Telefonat sehr individuell verläuft. Die Informationen, die für die potentiellen Sponsoren von Bedeutung sein könnten, müssen omnipräsent sein. Andernfalls kann das Gespräch unnatürlich wirken und der potenzielle Sponsor nicht überzeugt werden. Im Anschluss an die Telefonate wurde jeweils eine Mail an das entsprechende Unternehmen verschickt. Im Anhang der Mails ist das Sponsoringpaket zu finden.
Es enthält allgemeine Informationen über die HdM sowie Informationen über die Studioproduktion Event Media enthalten. Insbesondere sind hier Präsentationen vergangener Produktionen zu finden. In diesem ausführlichen Sponsoringpaket finden sich auch Informationen zu den verschiedenen Möglichkeiten der finanziellen Unterstützung (Deluxe-Paket, Premium-Paket und Basic-Paket) und den damit verbundenen Leistungen, die die Sponsoren im Gegenzug erhalten. Bei diesen Leistungen handelt es sich um die Veröffentlichung der Logos der Sponsoren auf unseren Social Media Accounts. Die Logos werden auch auf den Plakaten der Studioproduktion zu sehen sein. Auf dem Blog wird es über jeden Sponsor einen kleinen Beitrag geben, in welchem die Studioproduktion ihre Dankbarkeit zum Ausdruck bringt.
Insgesamt wurden über 100 verschiedene Unternehmen für ein Sponsoring, sei es materiell oder finanziell, angefragt. Von diesen Unternehmen hat etwa ein Drittel geantwortet. Die Mehrheit der Firmen hat sich nicht gemeldet, was zu einer kollektiven Frustration im Team geführt hat. Um diese Frustration zu überwinden haben die Mitglieder des Teams sich gegenseitig über ihre Enttäuschungen ausgetauscht und sich gegenseitig motiviert.
Von den genannten Rückmeldungen haben 10 Unternehmen eine Zusage gegeben. Davon haben 4 Unternehmen finanzielle Unterstützung und 6 Unternehmen materielle oder kulinarische Unterstützung zugesagt. Bei materieller Unterstützung handelt es sich um brauchbare Baumaterialien oder Medientechnik und bei kulinarischer Unterstützung geht es darum, dass für Lebensmittel und Getränke gesorgt ist, wenn an der Produktion gearbeitet wird.
Die Schlussfolgerung daraus ist, dass weiterhin proaktiv neue Sponsoren gesucht und angesprochen werden, da die bisherigen finanziellen Mittel nicht ausreichen, um alle geplanten Teilprojekte zu realisieren. Die hohe Inflation und die schlechte Wirtschaftslage erschweren dies, dennoch wird mit allen Mitteln versucht, potentielle Sponsoren zu überzeugen. In diesem Zuge wurde beschlossen, das Sponsorenpaket nochmals zu überarbeiten und noch ansprechender und überzeugender zu gestalten. Zusätzlich wurde ein aufmerksamkeitsstarker One Pager erstellt, der potentiellen Sponsoren die Vorteile eines Sponsorings mit Event Media aufzeigt, insbesondere in Bezug auf die Reichweite in den sozialen Medien (TikTok, Instagram und Blog). Das Gewerk „Bildgestaltung/Grafik“ hat hier mit seiner Expertise tatkräftig unterstützt.
Beitrag von Isabella Ziegler