If you fail to plan you plan to fail (Benjamin Franklin)
Schon Benjamin Franklin wusste, wie wichtig die strukturierte Organisation eines jeden Projektes ist. Als Medienwirtschaftler hört man in seinem Studium die Vorlesung Projektmanagement. Dadurch wussten auch wir, wie wichtig ein gutes Projektmanagement ist. Uns ist klar: Viele tolle Ideen und ziemlich wenig Zeit.
Wir machten uns an die grundlegendsten organisatorischen Aufgaben. Zuerst eine Liste mit allen wichtigen Kontaktdaten. Wir einigten uns darauf, eine Tabelle in der Google Drive anzulegen. Der Vorteil dieser Tabellen ist die Interaktivität und dass sie so von allen bearbeitet werden kann, ohne dass neue Versionen entstehen. In der Tabelle integrierten wir eine Spalte für bestmögliche Erreichbarkeit.
Auch für unseren Verfügbarkeitskalender bot sich eine solche Tabelle an.
Wir erstellten ein Teamchart, welches die Kommunikationswege aufzeigen soll.
Dem Projektmanagement ist es wichtig, immer über den aktuellen Stand der einzelnen Aufgaben bescheid zu wissen.
Damit wir alle einen guten Überblick über das gesamte Projekt Jukebox und die zeitliche Abfolge der einzelnen Arbeitspakete haben, sollte der Ablauf des Projektes visualisiert werden. Wir suchten eine Projektmanagementsoftware.
Trello und Freedcamp sind tolle onlinebasierte Tools. Voraussetzung ist aber, dass das gesamte Team das Programm auch nutzt und pflegt.
Daher kam es zu einem Abwägungsprozess: Natürlich würde eine solche Software das ständige und für alle Beteiligten sehr mühsame Nachhaken vorbeugen, da der Fortschritt jedes Arbeitspakets online abgerufen werden kann.
Wenn der Fortschritt vom jeweils Verantwortlichen aber nicht dokumentiert wird, nützt das tollste Tool nichts. Werden die anderen Teammitglieder diese Mehrarbeit auf sich nehmen und fein säuberlich eintragen, was gemacht wurde und wie weit das Arbeitspaket erledigt ist?
Die Wahrscheinlichkeit, dass wir ständig an das Tool erinnern müssen, schätzten wir als relativ hoch ein. Wir beschränken uns auf eine Offline-Lösung, die uns helfen soll, die Abläufe zu visualisieren. Wir setzten uns mit den Desktop-Projektplanungs-Lösungen auseinander .Wie das bei Freeware ist, unterstützen einige Programme nur bestimmte Betriebssysteme. Da das Programm auf Mac OS laufen sollte, schieden einige Angebote aus.
Desktop-Ansicht des Programm OpenProj
Herr Mühlhöfer gab uns den Tipp, dass es ein Programm namens GanttProject gibt, das schon einige unserer Vorgänger genutzt hatten. Hier könne Ganttchats (Balkendiagramme) erstellt werden. Wir testeten wir das Tool, pflegten bisherige Daten ein und bei der Ausgabe der PDF- bzw. JPG- Formate kam die Erkenntnis, dass wir unsere Zeit verschwendet hatten.
GanttProject quetschte das gesamte Projekt auf eine DinA4 Seite. Unsere Meilensteine & Steps waren unlesbar. Wir recherchierten noch einmal und stießen auf das Programm OpenProj. Das Programm wird zwar nicht mehr weiterentwickelt, läuft aber problemlos auf Mac OS. Der Funktionsumfang ist ein bisschen größer als bei GanttProject und es erscheint benutzerfreundlicher. Die Ausgabe der Pläne & Charts ist zwar nicht optimal, da nicht viel eigestellt werden kann. Allerdings bringt es die Pläne auf mehreren Seiten unter. Zumindest für´s Erste sind wir mit diesem Programm zufrieden und werden es zur Projektplanung nutzen.
Wenn unser Produktionsplan steht und integriert werden kann, wird der Balkenplan an unsere Pinnwand gehängt. So weiß jeder, wann was zu tun ist.
Beitrag von Ann-Christin Grözinger