Das Gewerk „Finanzen“ arbeitet eng mit dem Sponsoring Team zusammen. Hierbei sind die Beteiligten im ständigen Austausch, während Geld und Sachmittel einzusammeln, aber auch den Überblick zu behalten und Rechnungen zu verwalten, ebenso wichtig ist. Die Kommunikation der Ein- und Ausnahmen mit dem internen Team, sowohl mit der Finanzabteilung der Hochschule der Medien ist essenziell für den erfolgreichen Ablauf der Studioproduktion.
Die StuPro Teilnehmer haben den Auftrag die Finanzverantwortlichen über jede Ausgabe zu informieren. Bei allen Käufen und Bestellungen muss kommuniziert werden, wie die Bezahlung abläuft.
Unsere Budgets
Dabei stehen uns zwei verschiedene Budgets zur Verfügung. Einmal unsere Sponsoring Mittel, welche wir selbst verwalten und mit dem Team einbringen. Mit diesem Geld finanzieren wir Materialien, die für unsere Studioproduktion Ex-Libris benötigt werden. Das zweite Budget ergibt sich aus den Produktionspunkten und wird vorrangig für die Beschaffung von Materialien, die der der Event Media Studioproduktion längerfristig erhalten bleiben. Dieses Budget schwankt von Jahr zu Jahr und wird von unserem technischen Betreuer Moritz Stuhlfauth verwaltet. Zuletzt wurde ein Einkauf im Bauhaus von diesem Budget übernommen.
Rechnungen
Rechnungen können im besten Fall auf die Finanzabteilung der Hochschule der Medien ausgestellt werden, somit muss der Kauf nicht von einer privaten Person ausgelegt werden. Für jede Rechnung wird von den Finanzverantwortlichen eine Anlage zur Rechnung ausgefüllt um die Rückerstattung des bezahlten Betrages zu beantragen. Diverse Dinge sind hierbei zu beachten, beispielsweise, dass Vergleichsangebote mitgeliefert werden müssen, wenn es sich um Beträge über 1000 Euro handelt, damit die Anschaffung eines konkreten Sachmittels zu rechtfertigen ist. Zusätzlich müssen alle Originalbelege aufbewahrt und an die Finanzabteilung der Hochschule der Medien weitergeleitet werden, um eine Rückerstattung anzufordern.
Einnahmen durch Sponsering
Wir arbeiten mit dem Finanzberichtssystem der Hochschule der Medien, in dem alle Einnahmen und Ausgaben dargestellt werden. Dieses System arbeitet im Jahres Zyklus und nicht im Semester Zyklus, weshalb wir eine eigene Excel-Tabelle angelegt haben um dort alle Einnahmen und Ausgaben genau zu erfassen und immer bereit zu haben. Somit behalten wir einen besseren Überblick und alle Teammitglieder können zu jeder Zeit selbst auf die Tabelle zugreifen um den momentanen Stand zu sehen. Den Überblick bewahren ist von besonderer Bedeutung, vor allem bei den Ausgaben. Ein Thema was bei den Einnahmen zu Verwirrung führen kann, ist die Umsatzsteuer. Hierbei ist daran zu denken, dass diese nicht berechnet wird, weil die Hochschule der Medien als gemeinnützige Einrichtung anerkannt ist und somit die Umsätze, in unserem Fall die Sponsoring-Einnahmen, der Studioproduktion bzw. unseren Bildungszwecken zugutekommen. Somit sind wir hiervon befreit. Das heißt konkret, wenn ein Sponsor beispielsweise eine Summe von 100€ zusagt, können wir mit einem Betrag von 119€ rechnen, da die Umsatzsteuer nicht abgezogen wird. Folglich ist die Finanzdokumentation besonders wichtig und mit genauso hohem Aufwand wie bei der Beschaffung verbunden.
Oliver Maurer