„Am 29. Januar ist Kolloquium.“
Das ist der Gedanke, der uns ständig im Kopf herumschwirrt. Unsere Aufgabe als Produktionsleitung ist es, dafür zu sorgen, dass bis dahin eine fertige und funktionierende Installation steht. In jedem Weekly Meeting läuft es bei uns auf dieselbe Frage hinaus: „Ist das in unserem Zeitplan machbar?“
Normalerweise stellt man sich als Produzent:in die beiden klassischen Fragen: „In Time?“ und „In Budget?“. Dank unseres Finanz-Gewerks mussten wir uns um die Budgetfrage weniger kümmern. Stattdessen steht bei uns ein anderes Problem im Vordergrund: eine deutlich kleinere Teamgröße als in vorherigen Event-Media-Produktionen. Das Budget mag stimmen, aber was nützt das, wenn uns die Hände fehlen? Deshalb lautet unsere neue Frage neben „In Time?“ eher: „Wer hat Kapazitäten und wer macht es?“
Unsere Aufgabe ist es, die vielen Hände so zu koordinieren, dass am Ende alles steht und funktioniert. Glücklicherweise haben wir noch zwei zusätzliche Studis „auf Projektbasis“ mit jeweils 60 Arbeitsstunden zur Unterstützung – trotzdem bleibt die Zeit unsere größte Herausforderung.
Alles im Plan – mit Plane
Für die Organisation nutzen wir das Projektmanagement-Tool Plane, das ursprünglich in der Software-Entwicklung beliebt ist. Mit Plane können wir Aufgaben erstellen, Deadlines setzen und diese Gewerken oder einzelnen Teammitgliedern zuweisen. Ob Kanban-Boards oder Gantt-Diagramme – Plane hat alles, was wir brauchen.
Kanban Board in Plane von dem Gewerk Medientechnik ©Studioproduktion Eventmedia, Shady Hanna
Einen festen Platz in Plane hat auch unser Produktionsplan. Der hilft uns, den Überblick zu behalten, wann welche Aufgaben erledigt sein müssen und wie wir auf Lieferverspätungen, Krankmeldungen oder andere ungeplante Abweichungen reagieren können. Ihr findet uns als PL niemals ohne Produktionsplan in der Hand.
Produktionsplan unserer Studio ©Studioproduktion Eventmedia, Shady Hanna
Dispositionen – Wochen und Tage im Griff
Ein weiteres Tool in unserer Produktionskiste sind die Dispositionen. Sie regeln, wer welche Aufgaben für den Tag oder Woche übernimmt. Momentan arbeiten wir mit Wochen-Dispos, aber je näher das Kolloquium rückt, desto mehr werden wir auf Tages-Dispos umsteigen.
Wochendisposition ©Studioproduktion Eventmedia, Shady Hanna
Unser Ziel als Produktionsleitung? Dem Team den Organisationsstress abnehmen und ihn ………… in Zeitstress umzuwandeln.
Nur Spaß. Wir wollen ihnen den Rücken freihalten, damit sie sich voll auf ihre Aufgaben konzentrieren können, ohne ständig das große Ganze im Auge behalten zu müssen. Ob und wie wir es dann schaffen könnt ihr Ende Januar dann erfahren. 🙂
Beitrag von Shady Hanna