In der heutigen Zeit, in der Projekte immer komplexer und multidisziplinärer werden, ist ein effektives Projektmanagement unerlässlich. Im aktuellen Wintersemester widmen wir uns diesem Thema im Rahmen der Studioproduktion Event Media.
Doch was genau bedeutet “Projektmanagement“ und welche Aufgaben umfasst es in der diesjährigen Studioproduktion “Nova Inc.“? Das Projektmanagement, bestehend aus drei Studierenden des Studiengangs Medienwirtschaft, nimmt in unserem Projekt eine zentrale Rolle ein. Wir koordinieren die verschiedenen Gewerke, sorgen dafür, dass alle den Überblick behalten und das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird. Außerdem sind wir Ansprechpartner für externe Interessenten an der Studioproduktion.
Das vollständige Produktionsteam
©Studioproduktion EventMedia
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Projektmanagement für die Planung und Umsetzung des gesamten Projekts verantwortlich ist. Dabei gibt es sieben zentrale Aufgabenbereiche, die im Folgenden näher beschrieben und hinsichtlich ihrer Herausforderungen betrachtet werden.
Kommunikation
Ein zentraler Aspekt des Projektmanagements ist die Kommunikation. Es ist wichtig, regelmäßig den aktuellen Stand der Studioproduktion zu kommunizieren, die Bedürfnisse aller Beteiligten zu erfassen und effektiv zwischen den verschiedenen Gewerken zu vermitteln. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle auf dem gleichen Wissensstand sind und reibungslos zusammenarbeiten.
Im Bereich der Kommunikation sollte die Projektleitung noch aktiver werden, um die Qualität und Häufigkeit des Austausches weiter zu verbessern. Bisherige Missverständnisse entstanden vor allem durch unklare Kommunikation – sowohl in Gesprächen als auch auf unseren digitalen Plattformen wie Discord oder WhatsApp. Ziel ist es, nicht nur Informationen auszutauschen, sondern auch auf jede Nachricht zu reagieren und so digitale „Monologe“ zu vermeiden. Schon eine Emoji-Reaktion kann Zustimmung signalisieren und das Gefühl des gegenseitigen Verständnisses verstärken.
Weekly
Um die Koordination und den Austausch zu fördern, findet jeden Mittwoch ein Weekly mit allen Studierenden und Betreuern der Produktion Event Media statt. Hierfür erstellt die Projektleitung im Vorfeld eine Agenda. Die Agenda beginnt mit einer Aufwärmfrage unserer Betreuerin Nadja, um uns alle um neun Uhr morgens in Schwung zu bringen. Danach geht es mit den organisatorischen Punkten weiter.
Danach folgen die Updates der einzelnen Gewerke. Meistens stellt der jeweilige Teamleiter den Fortschritt und die nächsten Schritte vor. Das Weekly wird immer von einer Person aus dem Projektmanagement geleitet. Eine Herausforderung besteht darin, die notwendigen Informationen im Vorfeld zu sammeln, da die Heads der Gewerke oft erst Stunden oder Tage nach der Deadline Feedback geben.
Sponsoring
Sponsoring spielt im Projektmanagement eine zentrale Rolle, da unser Projekt ohne Sponsoren nicht möglich wäre. Wir agieren als Schnittstelle, um potenzielle Sponsoren zu gewinnen, ihr Interesse zu wecken und sie aktiv in unser Projekt einzubinden. Durch diese Partnerschaften profitieren beide Seiten: Die Sponsoren präsentieren sich einem breiten Publikum, während wir von den finanziellen Mitteln und ihren Ressourcen profitieren.
HR
Dazu gehören die Erstellung eines Teamcharts, die Zeiterfassung sowie die Erfassung der Verfügbarkeit aller Teilnehmer. Außerdem wird eine Kontaktliste der Studierenden geführt, um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten. Es ist sehr wichtig, dass sich alle immer in die Verfügbarkeitsliste eintragen. Die Studioproduktion geht gerade in die heiße Phase. Das bedeutet, dass jetzt jeden Tag Leute im Studio der Hochschule sind und an der Bühne bauen. Nur durch eine Verfügbarkeitsliste kann sichergestellt werden, dass jeden Tag genügend Studierende anwesend sind, um die Produktion voranzutreiben. Hier gab es das Problem, dass sich nicht alle Teilnehmer immer in die Liste eintragen oder die Liste nicht aktuell halten.
Das Projektmanagement ist ebenso für die Social Media Kanäle zuständig, um die Leute auf unserer Reise mitzunehmen.
Versicherung
Das Projektmanagement ist auch für die Versicherung zuständig. Dies beinhaltet die Versicherung von externen Teilnehmern, Leihmaterial und Fremdarbeiten. Dadurch wird das Risiko minimiert und ein schnelles Handeln im Schadensfall ermöglicht.
Medianight
Ein besonderes Highlight unserer Studioproduktion ist die Media Night am 30.01.2025. An diesem Tag haben wir einen Stand und präsentieren unser Endergebnis der Studioproduktion „Nova Inc.”. Die Studioproduktion ist an den darauffolgenden Tagen bis zum 01.02.2025 für die Öffentlichkeit geöffnet. Die Organisation der Anmeldungen übernimmt das Projektmanagement.
Nachbereitung
Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, bedarf es einer sorgfältigen Planung und Koordination, hierbei haben wir eine Plattform namens Plane zur Hilfe. Nach Abschluss der Studioproduktion folgt die Nachbearbeitung, bei der unter anderem die Daten in unserer Cloud gepflegt werden. So stellen wir sicher, dass alle wichtigen Informationen und Dokumente archiviert und jederzeit abrufbar sind.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Projektmanagement eine Vielzahl von Aufgaben umfasst, die alle das Ziel haben, die diesjährige Studioproduktion „Nova Inc.“ im Wintersemester 24/25 erfolgreich und effizient umzusetzen. Mit sorgfältiger Planung, klarer Kommunikation und guter Koordination sorgen wir dafür, dass alle Beteiligten den Überblick behalten und das Projekt erfolgreich abschließen können. So schaffen wir die Grundlage dafür, dass unsere Studioproduktion ein voller Erfolg wird.
Beitrag von Teresa Bachert, Sabrina Weber, Elisabeth Krings