In der heutigen Zeit, in der Projekte immer komplexer und multidisziplinärer werden, ist ein gutes Projektmanagement unerlässlich. In diesem Semester bin ich Teil der Studioproduktion Event Media an der Hochschule der Medien Stuttgart und habe als Projektmanagerin einen „Eulenblick“ über das Projekt. Doch was genau verbirgt sich hinter dem Begriff „Projektmanagement“ und welche Aufgaben fallen in der diesjährigen Studioproduktion „Ex Libris“ der Event Media an?
In unserer Studioproduktion übernimmt das Projektmanagement, das aus vier Studierenden des Studiengangs Medienwirtschaft und ein Student des Studiengangs Audiovisuelle Medien besteht, eine Schlüsselrolle, um sicherzustellen, dass alle Gewerke stets den Überblick behalten und das Projekt erfolgreich zum Abschluss gebracht wird. Zudem sind wir die direkten Ansprechpartner für externe Personen, die sich für die Studioproduktion interessieren.
Kurz gesagt ist das Projektmanagement verantwortlich für die Planung und Durchführung des gesamten Projekts. Dies umfasst sieben wesentliche Aufgabenbereiche, die im Folgenden mit ihren Hürden näher beleuchtet werden.
Kommunikation
Ein zentraler Aspekt des Projektmanagements ist die Kommunikation. Es ist wichtig, den aktuellen Stand der Studioproduktion regelmäßig zu kommunizieren, die Bedürfnisse aller Beteiligten abzufragen und zwischen den verschiedenen Gewerken zu vermitteln. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle auf dem gleichen Stand sind und effektiv zusammenarbeiten. Im Bereich Kommunikation kann und muss das gesamte Projektmanagement auf jeden Fall noch mehr die Initiative ergreifen, dass noch mehr und besser kommuniziert wird. Das Problem hierbei ist es, dass viele Missverständnisse entstanden sind, wenn nicht deutlich miteinander kommuniziert wird. Dies betrifft nicht nur mündliche Kommunikation, sondern auch auf unseren digitalen Kommunikationskanälen, wie Discord oder Whats App. Ziel ist es hier dass keine digitalen Monologe entstehen, sondern dass auf jede Nachricht geantwortet wird. Da reicht es auch nur mit Emojis zu reagieren, um z.B. Zustimmung zu zeigen.
Weekly
Um die Koordination und den Austausch zu fördern, wird jeden Mittwoch mit allen Studierenden und Betreuern der Produktion Event Media ein Weekly abgehalten. Dafür wird die Tage zuvor eine Agenda vom Projektmanagement erstellt. Die Agenda enthält am Anfang eine Warm-Up Frage von unserer Betreuerin Nadja, sodass wir um neun Uhr morgens alle für den Tag wach werden. Danach werden Organisatorische Sachen geklärt. Dies übernimmt wieder die Betreuung. Anschließend folgen die Updates der einzelnen Gewerken. Hierzu präsentiert meistens der Head des Teams die Fortschritte und die nächsten Schritte, die innerhalb des Gewerks zu tun sind. Das Weekly wird immer von einer Person des Projektmanagements geleitet. Eine Schwierigkeit hierbei ist es alle Informationen der Gewerke vor dem Weekly für die Agenda einzusammeln, weil sich die Heads der Gewerke oft erst Stunden oder Tage nach der Deadline melden.
HR
Ein weiterer wichtiger Bereich ist das Human Resources Management der Teilnehmer von Ex Libris. Hierzu zählen die Erstellung eines Team Charts, das Time Tracking sowie die Erfassung der Verfügbarkeiten aller Teilnehmer. Zudem wird eine Kontaktliste der Studierenden gepflegt, um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten. Es ist superwichtig, dass sich alle immer in die Verfügbarkeitsliste eintragen. Die Studioproduktion läuft gerade in ihre Hochphase. Das bedeutet dass jetzt jeden Tag Personen im Studio der Hochschule sind und an der Bühne bauen und basteln. Nur durch eine Verfügbarkeitsliste kann versichert werden, dass auch jeden Tag genügend Studierende anwesend sind, um die Produktion voranzutreiben. Hier war das Problem, dass sich nicht alle Teilnehmer in die Liste eingetragen haben.
Versicherung
Das Projektmanagement ist ebenfalls für die Versicherung zuständig. Dies umfasst die Absicherung externer Teilnehmer, Leihmaterialien und externer Arbeiten. Dadurch wird das Risiko minimiert und es kann im Falle eines Schadens schnell gehandelt werden.
Medianight
Ein besonderes Highlight unserer Studioproduktion ist die Media Night am 04.07.2024. An diesem Datum wird tagsüber das Endergebnis der Studioproduktion Ex Libris präsentiert und für die Öffentlichkeit zugänglich gemacht. Aber nicht nur an dem Tag der Media Night selbst, sondern auch an den darauffolgenden Tagen bis zum 06.07.2024. Hier ist das Projektmanagement dafür verantwortlich, die Anmeldung zu organisieren. Wir haben uns erfolgreich angemeldet und freuen uns auf euren Besuch.
Nachbereitung
All dies erfordern eine sorgfältige Planung und Koordination, um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren. Nach Abschluss der Studioproduktion steht die Nachbereitung an. Dazu gehört die Datenpflege in unserer Cloud, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen und Dokumente archiviert und zugänglich sind.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Projektmanagement eine Vielzahl von Aufgaben umfasst, die alle darauf abzielen, dass die diesjährige Studioproduktion Ex Libris im Sommersemester 2024 erfolgreich und effizient zu gestalten. Durch eine sorgfältige Planung, klare Kommunikation und eine gute Koordination wird sichergestellt, dass alle Beteiligten stets den Überblick behalten und das Projekt erfolgreich abschließen können. So können wir uns darauf verlassen, dass unsere Studioproduktion ein voller Erfolg wird.
Beitrag von Felicitas von Mylius