„Was macht eigentlich das Sponsoring?“

Um unsere Studioproduktion SteamLine Inc. realisieren zu können, benötigen wir Materialien, wie Holz, Makrolon, Dielenbretter, Tapeten, Lacke etc. und natürlich Geld. Aufgabe des Sponsoring-Teams ist die Beschaffung dieser Materialien.

Unsere Arbeit begann mit einem Treffen mit unserer Tutorin, die das Sponsoring im vergangenen Semester geleitet hat. Sie erklärte uns den Ablauf der Akquise und zeigte uns auch, bei welchen Sponsoren wir gute Chancen auf Unterstützung hätten. Ihre Erfahrungen waren sehr positiv, jedoch riet sie uns, so früh wie möglich mit der Kaltakquise zu beginnen, sodass wir nach hinten keine Zeitprobleme erhalten würden. Zudem sollten wir uns einen Überblick über die Broschüre verschaffen, die als Informationskatalog für die Sponsoren dient. Ihr Inhalt ist unter anderem die Vorstellung des Teams sowie die Darstellung unserer Idee und des Konzepts. Außerdem sind bisher gewonnene Preise und Informationen zu vorherigen Studioproduktionen aufgeführt. Ein wichtiger Bestandteil der Broschüre sind die Sponsoren-Pakete, die die Gegenleistungen und den Preis für die Unternehmen aufzeigen.

Aus Erfahrung konnte unsere Tutorin berichten, dass es anfangs eine persönliche Hürde geben würde überhaupt irgendwo anzurufen. Wir sollten uns erst einmal Unternehmen aussuchen, bei denen im Vorhinein schon sicher wäre, dass man eine Absage bekommt – als Übung für die richtig wichtigen und großen Sponsoren.

Nach diesem Treffen machten wir uns an die Überarbeitung  und die Aktualisierung der Broschüre. Als diese fertig war, brachten wir die bereits vorhandene Sponsoren-Liste auf Vordermann und verschafften uns einen Überblick über die knapp 200 Kontakte. Wir sortierten Unternehmen aus, fügten Neue hinzu und teilten die Liste unter uns vier Teammitgliedern aus, sodass jede von uns einen speziellen „Kundenkreis“ bekam, für den sie zuständig ist.

Nach zwei Wochen Vorbereitung konnten wir dann endlich mit der Kaltakquise beginnen. Anhand eines Telefonleitfadens, der einen Gesprächsablauf abbildet und als Hilfestellung während eines Telefonats dient, riefen wir die ersten Unternehmen an und schickten ihnen unsere Broschüre per E-Mail zu.

In dieser Zeit konzentrierten wir uns zunächst auf Unternehmen, die als Geldsponsoren infrage kamen. Bereits nach einer Woche konnten wir unseren ersten Erfolg verzeichnen und hatten den ersten Sponsor an Land gezogen.

Vielen Dank an Jung von Matt/Neckar für Ihre Unterstützung!

Da dies eine langwierige Aufgabe ist, laufen die Anfragen nach finanzieller Unterstützung immer parallel zu allen anderen Aufgaben weiter.

Eine weitere sehr wichtige Aufgabe ist Materialbeschaffung zum Bau des Schiffes.

In unserer letzten Mittwochs-Sitzung gab es diesbezüglich Rücksprache mit Frau Drees, die uns noch einmal deutlich machte, wie dringend wir Material beschaffen müssen. Dies gab uns einen enormen Motivationsschub, um nach einigen Absagen erneut Unternehmen anzufragen.

In Zusammenarbeit mit dem Bühnen-Team erhalten wir Materiallisten, die beschreiben, welches Material in welchen Maßen benötigt wird. Das ist sehr hilfreich für uns, um konkrete Anfragen bei Unternehmen zu stellen. Anfangs war es trotz dieser Auflistung schwierig ein genaues Bild der Materialien und vor allem auch vom Luftschiff und dessen Umsetzung zu erhalten. Nach Gesprächen mit dem Bühnenteam wurde uns klar, um welche Ausmaße es geht und für was das Material genau verwendet wird. Nach diesen Schwierigkeiten und langen Rückmeldezeiten der angefragten Unternehmen sind wir letztendlich fündig geworden und haben einen Rabatt für Spanplatten und Dachlatten erhalten, sowie für Konstruktionshölzer.

Vielen Dank an Bausep und Ulrich Holz Fachhandel! Das ist der Startschuss für den Bau des Luftschiffes!

Auch die enge Zusammenarbeit mit dem Konzeptteam ist enorm wichtig. Hier geht es vor allem um die Umsetzbarkeit der Ideen. Wir erhalten dazu Pläne mit Vorschlägen, wie das Konzept umgesetzt werden soll. In Meetings wird dann herausgearbeitet, was realistisch ist über Sponsoring zu besorgen und für welche Ideen es einen Plan B geben muss.

Um im geplanten Zeitrahmen zu bleiben, haben wir Deadlines von der Produktionsleitung erhalten. Bereits am 11.05.2016 sollten alle Materialen für den Bau des Schiffes vorhanden sein. Diese konnten wir erst eine Woche später erfüllen, sodass am 17.05.2016 alle Bestellungen der wichtigen Materialien für den Bau des Luftschiffes abgeschlossen wurden. Ebenfalls gab es in finanzieller Sicht eine Deadline: Am 13.05.2016 sollten wir €1000/€1500 zur Verfügung haben. Auch diesem Ziel wurden wir nicht gerecht, hier waren wir zum Zeitpunkt des 13.05.2016 knapp unter diesem Betrag.

Da die Zeit gegen uns arbeitet, werden wir die nächsten Wochen intensiv daran arbeiten, die restlichen Materialien wie Tapeten, Makrolon, Dielenbretten und Dekomaterial zu beschaffen. Auch das Akquirieren der Geldsponsoren wird nicht auf der Strecke bleiben, um das Luftschiff entsprechend ausstatten zu können.

Beitrag von Sabrina Grätz